SERANG, SSC – Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Kota Serang diwajibkan memiliki ruang untuk penyimpanan arsip. Hal itu diungkapkan oleh Walikota Serang, Syafrudin saat menghadiri rapat koordinasi bidang kearsipan dan penandatanganan berita acara kesepakatan perbaikan tata kearsipan di salah satu hotel di Kota Serang, Selasa (3/3/2020).
Lebih jauh, orang nomor satu di Kota Serang ini menerangkan, penyediaan ruang arsip bertujuan agar arsip suatu OPD tertata baik untuk memudahkan pekerjaan.
“Kami telah menekankan pada semua OPD dalam rapat koordinasi perbaikan tata kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota (Pemkot) Serang,” ujarnya kepada awak media.
Seluruh OPD yang semenjak berdiri Kota Serang hingga saat ini dinilainya masih belum ada penataan kearsipan yang baik. Kedepan dirinya menekankan agar para OPD untuk menjalankan 6 poin hasil dari rapat yang diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Serang. Satu diantaranya harus menyediakan ruang arsip memadai.
“Kami menekankan kepada para kepala OPD untuk 6 point yang pertama, OPD menyiapkan berupa ruang penyimpanan arsip, kemudian yang kedua, OPD wajib mengangkat tenaga honorer lepas atau THR untuk operator pengelolaan arsip,” paparnya.
Selain itu, OPD juga diwajibkan untuk membentuk tim pemusnah arsip serta diwajibkan untuk menyerahkan arsip statis yang telah habis masa retensinya.
“Kemudian yang ketiga OPD menganggarkan di DPA untuk kode rekening kegiatan kearsipan, kemudian yang keempat, OPD wajib menyerahkan arsip statis telah habis masa retensinya kelembaga kearsipan atau dinas perpustakaan dan kearsipan dan yang kelima, OPD wajib membuat tim pemusnah arsip, kemudian yang keenam, OPD wajib melaksanakan pemusnahan arsip inaktif yang habis masa retensinya,” sambungnya.
Walikota juga meminta agar OPD dapat menyiapkan anggaran khusus bagi operator kearsipan.
“Termasuk penganggaran operator kearsipan yang mudah-mudahan di perubahan nanti bisa ditindaklanjuti,” imbuhnya.
Kendati dalam rapat tersebut tidak seluruhnya OPD hadir, Syafrudin memastikan seluruh OPD menyepakatinya.
“Nanti penandatanganan itu akan keliling kesetiap OPD, karena penandatanganan itu adalah kerjasama, dan kesepakatan yang harus dilaksanakan,” tegasnya.
Sementara Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipa Daerah (Perpusda) Kota Serang, Wahyu Nurjamil mengatakan, hingga samapai tahun 2020 ini, OPD Kota Serang masih belum optimal dilakukan pembinaan lntaran terbentur Sarana dan Prasarana.
“Nah sarananya memang kita ada tapi belum cukup kalau memang keseluruhan OPD, oleh karena itu kita baru 10 OPD ini yang baru dilakukan pembinaan dan pengawasan ditahun ini,” ujarnya.
Proses pembinaan untuk seluruh OPD yang ada di Kota Serang dikatakan Wahyu akan dilakukan secara berangsur pertahun.
“Anggaran pembinaan kurang lebih 200 juta untuk 10 OPD, jadi kita di 2020 ini 10, nanti di 2021 kita 10, nanti di 2022 juga 10 gitu,” pungkasnya. (MG-01)
